- Co to jest autoresponder (automatyczne odpowiedzi)?
- Jak powinna wyglądać wiadomość o nieobecności?
- Jakie elementy powinien zawierać autoresponder?
- Czy autoresponder stanowi jakieś zagrożenie?
- Dlaczego autoresponder i co można na nim zyskać?
Co to jest autoresponder (automatyczne odpowiedzi)?
Automatyczne odpowiedzi to funkcja, która jest znana chyba przez każdego użytkownika e-mail. Autoresponder to funkcja umożliwiająca automatyczne wysłanie odpowiedzi na pocztę przychodzącą. Autoresponder odpowiada nadawcy wysyłając określoną przez użytkownika treść. Automatyczne odpowiedzi mogą być wysyłane tylko w określonym przedziale czasowym.
- Jak ustawić automatyczne odpowiedzi w Webmail?
- Jak ustawić automatyczne odpowiedzi w cPanel?
- Jak ustawić autoresponder w DirectAdmin?
Jak powinna wyglądać wiadomość o nieobecności?
Idealna treść wiadomości o nieobecności powinna wyjaśniać jej przyczyny oraz posiadać szacowaną datę powrotu. Wiadomości ustawiane w autoresponderze wysyłane są do wszystkich nadawców, którzy wysyłają do Ciebie pocztę e-mail. Dzięki temu możesz powiadomić swoje kontakty (np. partnerów biznesowych) o koniecznym dłuższym czekaniu na Twoją odpowiedź niż zwykle.
Jeśli jest to konieczne w treści automatycznej odpowiedzi informującej o nieobecności możesz zawrzeć jaki jest jej powód (np. urlop, choroba, wyjazd służbowy, itp.). Nadawca wysyłanych do Ciebie wiadomości może niecierpliwie oczekiwać na kontakt – jeśli Twoja praca tego wymaga, możesz wskazać alternatywną możliwość ostatecznego kontaktu (np. podać numer telefonu w nagłych przypadkach, pod którym jesteś dostępny podczas nieobecności).
Automatyczne odpowiedzi informujące o nieobecności powinny być dostosowane do sytuacji. Treść może mieć charakter formalny, ale może też posiadać osobiste elementy – jednak decyzję czy można ich użyć są zależne od nadawców, którzy mogą się z Tobą kontaktować w czasie nieobecności. Oznacza to, że jeśli Twoja skrzynka e-mail służy do kontaktu tylko z konkretnymi kontaktami, to należy ją dopasować do tych konkretnych odbiorców.
Jakie elementy powinien zawierać autoresponder?
Sprawdź jakie elementy powinny składać się na automatyczne odpowiedzi o nieobecności:
- Temat wiadomości – tytuł wiadomości e-mail jest pierwszą informacją, którą zobaczy odbiorca autorespondera. Warto od razu wskazać w temacie wiadomości fakt, że nie jesteś dostępny, np. „Wiadomość o nieobecności” – dzięki czemu odbiorca bez otwarcia wiadomości będzie od razu wiedział, że nie jesteś w chwili obecnej dostępny.
- Powitanie – treść każdej wiadomości e-mail powinna zostać rozpoczęta odpowiednim powitaniem (np. „Dzień dobry”, „Witam”, itd.). Warto również dodać podziękowanie za wiadomość lub połączyć oba te elementy.
- Data nieobecności – w dalszej części treści autorespondera zawrzyj informacje o czasie i powodzie Twojej nieobecności. Dla Twoich kontaktów bardzo cenną wskazówką będą informacje kiedy będziesz ponownie dostępny i kiedy mogą oczekiwać od Ciebie odpowiedzi.
- Przekierowanie – jeżeli w trakcie nieobecności będziesz mieć zastępstwo, możesz skierować Twoje ważne kontakty biznesowe na inny adres e-mail lub numer telefonu. Dzięki temu możesz uniknąć utraty ważnego potencjalnego klienta.
- Pożegnanie – na końcu wiadomości użyj prostego zakończenia, dodaj pozdrowienia i/lub podpis w postaci imienia i nazwiska oraz zajmowanego stanowiska.
Czy autoresponder stanowi jakieś zagrożenie?
Przed użyciem autorespondera zastanów się dwukrotnie nad informacjami, które będziesz przekazywać swoim nadawcom. Często przestępcy mogą wykorzystać odczytane w ten sposób informacje i dowiedzieć się o Twojej nieobecności w miejscu zamieszkania (np. kradzieże lub włamania podczas Twoich wakacji).
W przypadku nadawców spamu, którzy wysyłają wiadomości na losowo wygenerowane adresy e-mail, odebranie automatycznej odpowiedzi stanowi potwierdzenie, że Twój adres e-mail jest aktywny.
Może się też zdarzyć, że osoby odbierające wiadomość o nieobecności, mogą powołać się na Twoje dane i skontaktować się z firmą, powołując się przy tym na Twoje nazwisko, np. informując, że miałeś wykonać zadanie jeszcze przed Twoją nieobecnością. W ten sposób przestępcy mogą próbować uzyskać poufne informacje lub przyspieszyć realizacje sprawy.
Dlaczego autoresponder i co można na nim zyskać?
Konfiguracja automatycznych odpowiedzi jest bardzo prosta. To narzędzie jest także bardzo wygodnym rozwiązaniem w przypadku wyjazdów służbowych, urlopów lub innych okazji, kiedy nie jesteśmy w stanie sprawdzać poczty na naszej skrzynce, a nie chcemy powodować niepokoju naszych partnerów biznesowych lub znajomych.
W treści autorespondera możesz również zawrzeć dodatkowe informacje, które wesprą Twoje działania biznesowe. Przykładowo, możesz przekierować nadawców na adres strony WWW, na której prowadzisz sprzedaż.
Jeśli nieobecność będzie związana z Twoim uczestnictwem w wydarzeniu branżowym mającym na celu promowanie firmy, to warto również zaprosić Twoje kontakty do uczestnictwa w tym wydarzeniu (np. międzynarodowe targi). Treść wiadomości o nieobecności to szansa na przekazanie wielu cennych informacji, np. o firmie, nowościach lub oferowanych produktach.