Jak wygląda dobry autoresponder (automatyczna odpowiedź)?

Autoresponder jest najczęściej stosowany podczas informowania o nieobecności. Posiada szereg zalet, które w dzisiejszych czasach mogą wpłynąć na utrzymanie klienta oraz budowanie relacji z innymi użytkownikami.

Co to jest autoresponder (automatyczne odpowiedzi)?

Automatyczne odpowiedzi to funkcja, która jest znana chyba przez każdego użytkownika e-mail. Autoresponder to funkcja umożliwiająca automatyczne wysłanie odpowiedzi na pocztę przychodzącą. Autoresponder odpowiada nadawcy wysyłając określoną przez użytkownika treść. Automatyczne odpowiedzi mogą być wysyłane tylko w określonym przedziale czasowym.

Ustawiony autoresponder w połączeniu z dobrze przygotowaną wiadomością pozwoli m.in:

  • poinformować nadawców o odebraniu wiadomości lub jej przekazaniu do konkretnej osoby,
  • przekazać informacje o nieobecności i możliwości braku odpowiedzi w określonym czasie.

Jak powinna wyglądać wiadomość o nieobecności?

Idealna treść wiadomości o nieobecności powinna wyjaśniać jej przyczyny oraz posiadać szacowaną datę powrotu. Wiadomości ustawiane w autoresponderze wysyłane są do wszystkich nadawców, którzy wysyłają do Ciebie pocztę e-mail. Dzięki temu możesz powiadomić swoje kontakty (np. partnerów biznesowych) o koniecznym dłuższym czekaniu na Twoją odpowiedź niż zwykle.

W treści autorespondera możesz również zawrzeć informacje co stało się z wiadomością nadawcy, np. czy jego e-mail został automatycznie przekierowany do innej osoby. Jeśli takie przekierowanie nie ma miejsca, warto wskazać adres e-mail osoby w Twojej firmie, która zastępuje Cię podczas nieobecności.

Jeśli jest to konieczne w treści automatycznej odpowiedzi informującej o nieobecności możesz zawrzeć jaki jest jej powód (np. urlop, choroba, wyjazd służbowy, itp.). Nadawca wysyłanych do Ciebie wiadomości może niecierpliwie oczekiwać na kontakt – jeśli Twoja praca tego wymaga, możesz wskazać alternatywną możliwość ostatecznego kontaktu (np. podać numer telefonu w nagłych przypadkach, pod którym jesteś dostępny podczas nieobecności).

Automatyczne odpowiedzi informujące o nieobecności powinny być dostosowane do sytuacji. Treść może mieć charakter formalny, ale może też posiadać osobiste elementy – jednak decyzję czy można ich użyć są zależne od nadawców, którzy mogą się z Tobą kontaktować w czasie nieobecności. Oznacza to, że jeśli Twoja skrzynka e-mail służy do kontaktu tylko z konkretnymi kontaktami, to należy ją dopasować do tych konkretnych odbiorców.

Jakie elementy powinien zawierać autoresponder?

Sprawdź jakie elementy powinny składać się na automatyczne odpowiedzi o nieobecności:

  • Temat wiadomości – tytuł wiadomości e-mail jest pierwszą informacją, którą zobaczy odbiorca autorespondera. Warto od razu wskazać w temacie wiadomości fakt, że nie jesteś dostępny, np. „Wiadomość o nieobecności” – dzięki czemu odbiorca bez otwarcia wiadomości będzie od razu wiedział, że nie jesteś w chwili obecnej dostępny.
  • Powitanie – treść każdej wiadomości e-mail powinna zostać rozpoczęta odpowiednim powitaniem (np. „Dzień dobry”, „Witam”, itd.). Warto również dodać podziękowanie za wiadomość lub połączyć oba te elementy.
  • Data nieobecności – w dalszej części treści autorespondera zawrzyj informacje o czasie i powodzie Twojej nieobecności. Dla Twoich kontaktów bardzo cenną wskazówką będą informacje kiedy będziesz ponownie dostępny i kiedy mogą oczekiwać od Ciebie odpowiedzi.
  • Przekierowanie – jeżeli w trakcie nieobecności będziesz mieć zastępstwo, możesz skierować Twoje ważne kontakty biznesowe na inny adres e-mail lub numer telefonu. Dzięki temu możesz uniknąć utraty ważnego potencjalnego klienta.
  • Pożegnanie – na końcu wiadomości użyj prostego zakończenia, dodaj pozdrowienia i/lub podpis w postaci imienia i nazwiska oraz zajmowanego stanowiska.

Czy autoresponder stanowi jakieś zagrożenie?

Przed użyciem autorespondera zastanów się dwukrotnie nad informacjami, które będziesz przekazywać swoim nadawcom. Często przestępcy mogą wykorzystać odczytane w ten sposób informacje i dowiedzieć się o Twojej nieobecności w miejscu zamieszkania (np. kradzieże lub włamania podczas Twoich wakacji).

W przypadku nadawców spamu, którzy wysyłają wiadomości na losowo wygenerowane adresy e-mail, odebranie automatycznej odpowiedzi stanowi potwierdzenie, że Twój adres e-mail jest aktywny.

Może się też zdarzyć, że osoby odbierające  wiadomość o nieobecności, mogą powołać się na Twoje dane i skontaktować się z firmą, powołując się przy tym na Twoje nazwisko, np. informując, że miałeś wykonać zadanie jeszcze przed Twoją nieobecnością. W ten sposób przestępcy mogą próbować uzyskać poufne informacje lub przyspieszyć realizacje sprawy.

Ustawienie autorespondera ma z pewnością wiele korzyści, ale warto pamiętać też o powyższych potencjalnych zagrożeniach.

Dlaczego autoresponder i co można na nim zyskać?

Konfiguracja automatycznych odpowiedzi jest bardzo prosta. To narzędzie jest także bardzo wygodnym rozwiązaniem w przypadku wyjazdów służbowych, urlopów lub innych okazji, kiedy nie jesteśmy w stanie sprawdzać poczty na naszej skrzynce, a nie chcemy powodować niepokoju naszych partnerów biznesowych lub znajomych.

W treści autorespondera możesz również zawrzeć dodatkowe informacje, które wesprą Twoje działania biznesowe. Przykładowo, możesz przekierować nadawców na adres strony WWW, na której prowadzisz sprzedaż.

Jeśli nieobecność będzie związana z Twoim uczestnictwem w wydarzeniu branżowym mającym na celu promowanie firmy, to warto również zaprosić Twoje kontakty do uczestnictwa w tym wydarzeniu (np. międzynarodowe targi). Treść wiadomości o nieobecności to szansa na przekazanie wielu cennych informacji, np. o firmie, nowościach lub oferowanych produktach.

  • Czy ten artykuł był pomocny?
  • TakNie