Autoresponder jest narzędziem, które znają wszyscy użytkownicy poczty elektronicznej. To funkcja, która pozwala na automatyczne wysłanie odpowiedzi na przychodzące wiadomości. Jednak jego znaczenie i potencjał wykraczają daleko poza proste wysyłanie uprzednio przygotowanych komunikatów. W dalszej części artykułu pokażemy Ci, jak wygląda idealna wiadomość o nieobecności, jakie elementy powinien zawierać autoresponder, oraz jakie korzyści można osiągnąć, stosując to narzędzie w praktyce.

• Co to jest autoresponder (automatyczne odpowiedzi)?
• Jak powinna wyglądać wiadomość o nieobecności?
• Jakie elementy powinien zawierać autoresponder?
• Czy autoresponder stanowi jakieś zagrożenie?
• Dlaczego autoresponder i co można na nim zyskać?

Co to jest autoresponder (automatyczne odpowiedzi)?

Automatyczne odpowiedzi to funkcja, która jest znana chyba przez każdego użytkownika e-mail. Autoresponder to funkcja umożliwiająca automatyczne wysłanie odpowiedzi na pocztę przychodzącą. Autoresponder odpowiada nadawcy, wysyłając określoną przez użytkownika treść. Automatyczne odpowiedzi mogą być wysyłane tylko w określonym przedziale czasowym.

• Jak ustawić automatyczne odpowiedzi w Webmail?
• Jak ustawić automatyczne odpowiedzi w cPanel?
• Jak ustawić autoresponder w DirectAdmin?

Jak powinna wyglądać wiadomość o nieobecności?

Idealna treść wiadomości o nieobecności powinna wyjaśniać jej przyczyny oraz posiadać szacowaną datę powrotu. Wiadomości ustawiane w autoresponderze wysyłane są do wszystkich nadawców, którzy wysyłają do Ciebie pocztę e-mail. Dzięki temu możesz powiadomić swoje kontakty (np. partnerów biznesowych) o koniecznym dłuższym czekaniu na Twoją odpowiedź niż zwykle.

• Jak użytkownik może ustawić autoresponder?

Jeśli jest to konieczne w treści automatycznej odpowiedzi informującej o nieobecności możesz zawrzeć jaki jest jej powód (np. urlop, choroba, wyjazd służbowy, itp.). Nadawca wysyłanych do Ciebie wiadomości może niecierpliwie oczekiwać na kontakt – jeśli Twoja praca tego wymaga, możesz wskazać alternatywną możliwość ostatecznego kontaktu (np. podać numer telefonu w nagłych przypadkach, pod którym jesteś dostępny podczas nieobecności).

Automatyczne odpowiedzi informujące o nieobecności powinny być dostosowane do sytuacji. Treść może mieć charakter formalny, ale może też posiadać osobiste elementy – jednak decyzję czy można ich użyć są zależne od nadawców, którzy mogą się z Tobą kontaktować w czasie nieobecności. Oznacza to, że jeśli Twoja skrzynka e-mail służy do kontaktu tylko z konkretnymi kontaktami, to należy ją dopasować do tych konkretnych odbiorców.

Jakie elementy powinien zawierać autoresponder?

Sprawdź jakie elementy powinny składać się na automatyczne odpowiedzi o nieobecności:

• Temat wiadomości – tytuł wiadomości e-mail jest pierwszą informacją, którą zobaczy odbiorca autorespondera. Warto od razu wskazać w temacie wiadomości fakt, że nie jesteś dostępny, np. „Wiadomość o nieobecności” – dzięki czemu odbiorca bez otwarcia wiadomości będzie od razu wiedział, że nie jesteś w chwili obecnej dostępny.
• Powitanie – treść każdej wiadomości e-mail powinna zostać rozpoczęta odpowiednim powitaniem (np. „Dzień dobry”, „Witam”, itd.). Warto również dodać podziękowanie za wiadomość lub połączyć oba te elementy.
• Data nieobecności – w dalszej części treści autorespondera zawrzyj informacje o czasie i powodzie Twojej nieobecności. Dla Twoich kontaktów bardzo cenną wskazówką będą informacje kiedy będziesz ponownie dostępny i kiedy mogą oczekiwać od Ciebie odpowiedzi.
• Przekierowanie – jeżeli w trakcie nieobecności będziesz mieć zastępstwo, możesz skierować Twoje ważne kontakty biznesowe na inny adres e-mail lub numer telefonu. Dzięki temu możesz uniknąć utraty ważnego potencjalnego klienta.
• Pożegnanie – na końcu wiadomości użyj prostego zakończenia, dodaj pozdrowienia i/lub podpis w postaci imienia i nazwiska oraz zajmowanego stanowiska.

Przygotowując treść autorespondera (automatycznej odpowiedzi na nieobecność), użytkownik powinien również zwrócić uwagę na kilka innych istotnych elementów:

1. Treść informująca o powodzie nieobecności: Oprócz podawania daty planowanego powrotu, warto krótko i zwięźle opisać przyczynę nieobecności. To może być urlop, wyjazd służbowy, choroba, czy inna okoliczność. Wyjaśnienie powodu może być pomocne i zrozumiane przez nadawców wiadomości.
2. Alternatywny kontakt w przypadku pilnych spraw: Warto poinformować nadawców, że w przypadku pilnych spraw lub nagłej potrzeby kontaktu istnieje możliwość skorzystania z innego sposobu komunikacji, na przykład podając numer telefonu. To może być szczególnie przydatne, jeśli nieobecność dotyczy ważnych kwestii biznesowych.
3. Opcjonalne elementy: Treść autorespondera może zawierać dodatkowe informacje, takie jak linki do stron internetowych, profili społecznościowych lub innych zasobów. Jeśli nieobecność jest związana z określonymi wydarzeniami, można również zaprosić nadawców do udziału lub śledzenia tych wydarzeń.
4. Personalizacja: Jeśli użytkownik spodziewa się, że wiadomości przyjdą od konkretnych kontaktów lub klientów, warto zastanowić się nad dostosowaniem treści autorespondera do odbiorców. Personalizacja może obejmować indywidualne wiadomości dla ważnych klientów lub partnerów biznesowych.
5. Jasność i klarowność: Treść autorespondera powinna być jasna, zrozumiała i dobrze sformułowana. Unikaj nadmiernego skomplikowania lub nadmiernego używania fachowego języka. Chodzi o to, aby nadawcy łatwo zrozumieli informacje zawarte w autoresponderze.
6. Testowanie: Zawsze warto przetestować autoresponder, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami. Wyślij sobie testową wiadomość i sprawdź, czy otrzymujesz automatyczną odpowiedź, czy zawiera ona wszystkie potrzebne informacje i czy jest czytelna.

Czy autoresponder stanowi jakieś zagrożenie?

Przed użyciem autorespondera zastanów się dwukrotnie nad informacjami, które będziesz przekazywać swoim nadawcom. Często przestępcy mogą wykorzystać odczytane w ten sposób informacje i dowiedzieć się o Twojej nieobecności w miejscu zamieszkania (np. kradzieże lub włamania podczas Twoich wakacji).

W przypadku nadawców spamu, którzy wysyłają wiadomości na losowo wygenerowane adresy e-mail, odebranie automatycznej odpowiedzi stanowi potwierdzenie, że Twój adres e-mail jest aktywny.

Może się też zdarzyć, że osoby odbierające  wiadomość o nieobecności, mogą powołać się na Twoje dane i skontaktować się z firmą, powołując się przy tym na Twoje nazwisko, np. informując, że miałeś wykonać zadanie jeszcze przed Twoją nieobecnością. W ten sposób przestępcy mogą próbować uzyskać poufne informacje lub przyspieszyć realizacje sprawy.

Dlaczego automatyczna odpowiedź i co można na niej zyskać?

Konfiguracja automatycznych odpowiedzi jest bardzo prosta. To narzędzie jest także bardzo wygodnym rozwiązaniem w przypadku wyjazdów służbowych, urlopów lub innych okazji, kiedy nie jesteśmy w stanie sprawdzać poczty na naszej skrzynce, a nie chcemy powodować niepokoju naszych partnerów biznesowych lub znajomych.

W treści autorespondera możesz również zawrzeć dodatkowe informacje, które wesprą Twoje działania biznesowe. Przykładowo, możesz przekierować nadawców na adres strony WWW, na której prowadzisz sprzedaż.

Jeśli nieobecność będzie związana z Twoim uczestnictwem w wydarzeniu branżowym mającym na celu promowanie firmy, to warto również zaprosić Twoje kontakty do uczestnictwa w tym wydarzeniu (np. międzynarodowe targi). Treść wiadomości o nieobecności to szansa na przekazanie wielu cennych informacji, np. o firmie, nowościach lub oferowanych produktach.