Autoresponder czyli asystent nieobecności to jedna z podstawowych funkcjonalności oferowanych w programach do obsługi poczty e-mail oraz aplikacjach WebMail. Autoresponder to mechanizm automatycznych odpowiedzi przesylanych do nadawcy wiadomości w chwili otrzymania jego korespondencji. Mechanizm moze samodzielnie odpowiedzieć mu na wiadomość w imieniu adresata skrzynki, np. podczas Twojej nieobecności w pracy.
Poczta Outlook, czyli najpopularniejszy klient poczty e-mail, również oferuje ten sam mechanizm. Z tego artykułu dowiesz się w jaki sposób włączyć autoresponder w programie poczty Outlook.
Autoresponder w poczcie Outlook
Asystent nieobecności kojarzony jest przede wszystkim z okresem urlopowym, kiedy z jego pomocą informujemy nadawców wiadomości o naszej nieobecności. To nieaktualny sposób postrzegania jego możliwości. Dziś autoresponder odnosi się już nie tylko do naszej nieobecności, ale może stanowić także znakomity system do potwierdzania otrzymania wiadomości, rozpoczęcia weryfikacji treści czy przekazania jej do innej osoby, działu firmy.
Mechanizm autorespondera jest bardzo prosty w działaniu. Ustaw datę rozpoczęcia i zakończenia jego działania (możesz też wyłączyć go w dowolnej chwili). Dodaj temat oraz treść wiadomości i uruchom. W chwili otrzymania wiadomości e-mail od jakiegoś nadawcy, zostanie automatycznie wysłana do niego wiadomość zwrotna o określonej treści. Opcjonalnie możesz połączyć funkcjonalność autorespondera z przekierowaniem poczty e-mail.
Asystent nieobecności to funkcjonalność, która może działać zarówno w obrębie aplikacji zainstalowanej na komputerze jak również bezpośrednio na serwerze, no, aktywowany w panelu adminjistratora lub w aplikacji WebMail. To co odróżnia obie konfiguracje to czy autoresponder w ogóle uruchomi się oraz jaką dokładnie funkcję ma on pełnić. Powinieneś wiedzieć, że autoresponder włączony w programie na komputerze, będzie przeważnie działał na nim tylko wtedy gdy sama aplikacja będzie uruchomiona.
Wyjątek od w/w reguły stanowią aplikacje zapewniające pełną synchronizację aplikacji z kontem e-mail na serwerze. W tym umożliwiają przeniesienie określonych ustawień takich jak aktywacja autorespondera. To ważny element całej konfiguracji, dlatego, że ustawienie autorespondera w aplikacji, na komputerze który chcesz wyłączyć podczas nieobecności, nie zadziałało by jak należy.
Domenomania.pl to jedna z czołowych i największych firm w Polsce, która nieprzerwanie od roku 2004 dostarcza usługi związane z hostingiem, domenami, pozycjonowaniem stron internetowych oraz kreacją stron WWW.
Jak włączyć autoresponder w programie Outlook?
Ustawienia autorespondera w programie Outlook są dostępne w głównym menu opcji:
- Uruchom program Outlook.
- Przejdź do opcji Plik.
- Wybierz Odpowiedzi automatyczne.
Wprowadź podstawowe ustawienia i kliknij OK.
- Wyślij odpowiedzi automatyczne: włącz aby uruchomić autoresponder,
- Wyślij tylko w tym zakresie godzin: określ daty i godziny od kiedy do kiedy autoresponder ma być aktywny. Jeśli nie skorzystasz z tej opcji, autoresponder będzie działał do czasu jego wyłączenia,
- Treść: Wprowadź treść odpowiedzi korzystając z edytora,
- Reguły: możesz przypisać autoresponderowi dodatkowe reguły, np. wykonywania operacji na korespondencji otrzymanej we wskazanym okresie czasu.
