Autoresponder czyli asystent nieobecności to jedna z podstawowych funkcjonalności dostępnych w poczcie Gmail. Stanowi ona jednocześnie jedną z popularniejszych funkcji programów pocztowych. Asystent nieobecności to mechanizm automatycznej odpowiedzi przesłanej na otrzymaną wiadomość e-mail. Możesz używać go podczas planowania swojego urlopu, nieobecności w pracy lub użyć jako mechanizmu potwierdzenia otrzymania korespondencji e-mail lub jej przekazania do innego pracownika firmy. Z tego artykułu dowiesz się w jaki sposób ustawić autoresponder w poczcie Gmail.
Autoresponder Gmail – informacje podstawowe
Poczta Gmail oferuje opcję automatycznego odpowiadania na wiadomości otrzymane podczas Twojej nieobecności. Ustawienie autorespondera może być bardzo przydatne, gdy jesteś poza biurem, wyjechałeś na wakacje lub chcesz poinformować o przekazaniu wiadomości innej osobie. Konfiguracja autorespondera nie zajmuje dużo czasu i można ją wykonać online, nawet jeśli używasz klienta poczty e-mail na komputerze.
E-maile są przesyłane przez system online Gmaila, więc wszelkie ustawienia, które ustawisz w trybie online, wpływają na sposób, w będzie zachowywał się także program zainstalowany na komputerze. Powinieneś jednak wiedzieć, że autoresponder, w podstawowej konfiguracji nie ma żadnego wpływu na Twoją pocztę. W chwili otrzymania wiadomości e-mail asystent nieobecności tj. autoresponder, przesyła do nadawcy zdefiniowaną wcześniej wiadomość.
Wiadomości wysyłane z autorespondera mogą mieć różny charakter. Najczęściej informujemy nadawców o swojej nieobecności, chociaż nie zawsze jest to bezpieczny i właściwy sposób komunikacji. Jeśli prowadzisz firmę o wiele lepszym pomysłem będzie dodanie informacji o przyjęciu/otrzymaniu wiadomości i próbie jej odczytania w innym terminie. W ten sposób nadawca będzie miał pewność, że wiadomość dotarła. Wiele osób korzysta z połączonej funkcjonalności autorespondera wraz z przekierowaniem poczty lub jej kopii. W ten sposób nie tylko informują o nieobecności, ale od razu wiadomość trafia do innego pracownika, który nas zastępuje.
Podobnie jak w większości systemów pocztowych, tak samo autoresponder poczty Gmail daje możliwość zdefiniowania daty początkowej i daty końcowej. Dzięki temu nie musisz pilnować aby go ręcznie włączyć czy wyłączyć po powrocie z urlopu. Ten mechanizm jest w pełni automatyczny.
Jeśli posiadasz hosting w Domenomania.pl możesz na nim umieścić swoją stronę WWW lub przechowywać pliki.
Jak włączyć autoresponder w poczcie Gmail?
Autoresponder włączysz w ustawieniach konta Gmail po zalogowaniu:
- Zaloguj się do poczty Gmail w przeglądarce internetowej
- Rozwiń Ustawienia konta (koło zębate).
- Wybierz Zobacz wszystkie ustawienia.
- Skorzystaj z sekcji Wiadomość o nieobecności.
Wprowadź podstawowe informacje dla autorespondera:
- Pierwszy dzień: dzień rozpoczęcia działania autorespondera
- Ostatni dzień: dzień zakończenia jego działania. Ta opcja jest opcjonalna, możesz ręcznie wyłączyć autoresponder w dowolnym momencie.
- Temat i treść: określ temat i treść wiadomości jaka będzie przesyłana w odpowiedzi do użytkowników przesyłających korespondencję.
- Wyślij odpowiedź tylko do osób z mojej listy kontaktów: zaznacz jeśli chcesz aby ustawiona odpowiedź była widoczna (przesyłana) wyłącznie do Twoich znajomych/kontaktów.
