Podpis w wiadomości e-mail jest nieodłącznym elementem korespondencji. Dzięki niemu możemy przedstawić się jako autor wiadomości oraz podać informacje kontaktowe czy dane firmy, którą reprezentujemy. Warto jednak unikać ręcznego dodawania podpisów do każdej wysyłanej wiadomości e-mail. Rozwiązaniem tego problemu jest automatyczne dodawanie podpisów w Microsoft Outlook. W tym artykule omówimy, jak skonfigurować automatyczny podpis w Outlook oraz jakie informacje warto w nim umieścić. Dowiemy się również, jak sprawdzić, czy nasz podpis jest poprawnie wyświetlany u odbiorców.

• Po co podpis dodawany jest do wiadomości?
• Jak ustawić podpis w Microsoft Outlook?
• Jak zmienić podpis w Microsoft Outlook?
• Jakie informacje warto umieścić w podpisie w Outlook?
• Jak sprawdzić, czy podpis w Outlook jest poprawnie wyświetlany u odbiorców?

Po co podpis dodawany jest do wiadomości?

Podpis wiadomości e-mail stanowi integralną jej część i nie powinien być nigdy pomijany. Nic nie stoi na przeszkodzie abyś samodzielnie podpisywał wszystkie wiadomości e-mail, np. przedstawiając się jako jej autor oraz podając dane kontaktowe czy dane firmy, którą reprezentujesz. Możesz ten proces zautomatyzować dodając automatyczny podpis do wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook.

Twój podpis będzie zawsze identyczny dla wszystkich odbiorców, a przede wszystkim wyeliminujesz ryzyko popełnienia błędu i podania np. nieprawidłowych danych zwrotnych. Automatyzacja podpisu Microsoft Outlook pozwala także na wprowadzenie wielu podpisów. Wysyłając korespondencję będziesz mógł wybrać, którego podpisu będziesz chciał wybrać w danej chwili.

Jak ustawić podpis w Microsoft Outlook?

Uruchom aplikację Microsoft Outlook aby ustawić podpis do wiadomości e-mail:

1. Przejdź do sekcji menu: Plik.
2. Wybierz: Opcje.
   
3. Przejdź do ustawień: Poczta.
4. Znajdź sekcję: Redagowanie wiadomości i w pozycji: Utwórz lub zmodyfikuj podpisy wiadomości kliknij przycisk: Podpisy…
   
   
5. Zarządzaj podpisem poczty Microsoft Outlook: dodaj nowy, edytuj lub usuń już istniejący podpis.

Jak zmienić podpis w Microsoft Outlook?

• Po lewej stronie ekranu znajdziesz listę aktualnie posiadanych podpisów. Kliknij wybrany podpis, aby przejść do jego edycji lub skorzystaj z przycisków: Usuń lub Nowy, aby dodać nowy lub skasować wybrany podpis.
• Po prawej stronie ekranu znajdziesz informacje o koncie e-mail, do którego podpis ma być używany. Z rozwijanej listy wybierz przypisany adres e-mail. Dodatkowo możesz zdecydować, który podpis będzie domyślnie używany przy redagowaniu nowych wiadomości oraz przy odpowiedziach.
• Poniżej znajdziesz ekran edycji treści podpisu. Zawiera on edytor graficzny dzięki czemu łatwo ustawisz styl swojego podpisu, dodasz hiperłącza oraz wstawisz obraz.

Po zakończeniu edycji, kliknij przycisk Zapisz.

Podpisy ustawione domyślnie przy odpowiedzi i redagowaniu nowej wiadomości, będą wstawiane automatycznie. Możesz także zmienić je korzystając z opcji: Podpisy.

Jakie informacje warto umieścić w podpisie w Outlook?

Podpis w Outlook to krótki tekst, który automatycznie dodawany jest na końcu każdej wiadomości e-mail. Warto w nim umieścić kilka istotnych informacji, takich jak:

1. Imię i nazwisko – pozwala to odbiorcy łatwiej zidentyfikować nadawcę.
2. Stanowisko i nazwa firmy – szczególnie ważne dla osób prowadzących biznes lub pracujących w korporacjach, gdzie często wymaga się podawania takich informacji.
3. Dane kontaktowe – można tu umieścić numer telefonu, adres e-mail czy adres strony internetowej, aby odbiorcy mieli łatwy dostęp do tych informacji.
4. Cytat lub slogan – dodanie krótkiej sentencji, która odzwierciedla wartości firmy lub pasję nadawcy, może pomóc w budowaniu wizerunku marki.
5. Logo firmy – umieszczenie logo firmy w podpisie pozwoli na wzmocnienie rozpoznawalności marki i zwiększenie jej prestiżu.
6. Linki społecznościowe – jeśli nadawca prowadzi profil w mediach społecznościowych, warto umieścić w podpisie linki do tych profili, co pozwoli odbiorcom na łatwe znalezienie i obserwowanie nadawcy w różnych kanałach.

Warto jednak pamiętać, że podpis powinien być krótki i zwięzły, aby nie przysłaniać treści wiadomości, oraz że nie należy umieszczać w nim wrażliwych danych, takich jak hasła czy numery kont bankowych.

Jak sprawdzić, czy podpis w Outlook jest poprawnie wyświetlany u odbiorców?

Aby upewnić się, że podpis w Outlook jest poprawnie wyświetlany u odbiorców, możesz wysłać testową wiadomość do siebie lub innego odbiorcy i sprawdzić, czy podpis jest wyświetlany tak, jak tego oczekujesz. Możesz również poprosić znajomego lub kolegę z pracy o wysłanie wiadomości z podpisem i sprawdzić, czy jest on wyświetlany poprawnie u Ciebie.

Kilka dodatkowych wskazówek:

• Upewnij się, że podpis jest dodany do Twojego konta Outlook i jest ustawiony jako domyślny dla nowych wiadomości.
• Wybierz format HTML lub RTF dla wiadomości, aby umożliwić wyświetlanie obrazów i stylów w podpisie.
• Upewnij się, że obrazy użyte w podpisie są odpowiednio zoptymalizowane, aby nie spowalniać ładowania wiadomości.
• Sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych lub gramatycznych w podpisie, co może wpłynąć na Twoją reputację zawodową.

Jak ustawić podpis w innym programie pocztowym?

Jeśli korzystasz z innego programu pocztowego niż Microsoft Outlook również możesz ustawić swój podpis. W poniższych załącznikach znajdują się dokładne instrukcje jak taki podpis ustawić.

• Jak ustawić podpis w poczcie Gmail?
• Jak ustawić podpis w Mozilla Thunderbird?
• Jak ustawić podpis w Poczta WP?
• Jak ustawić podpis w Onet Poczta?