Jak tworzyć reguły wiadomości w Poczta Outlook?

Promocja na hosting WordPres za 1 zł na 6 miesięcy

Reguły Poczta Outlook umożliwiają automatyczne przenoszenie, oznaczanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Najczęstszą regułą do utworzenia jest taka, która pozwala przenieść wiadomość od określonego nadawcy lub z określonymi słowami w wierszu tematu do innego folderu.

Możesz utworzyć regułę bezpośrednio z poziomu odebranej wiadomości, którą już otrzymałeś na swoją skrzynkę. Tworzenie reguł wiadomości wprowadza automatyzację w zarządzaniu pocztą Outlook.

Reguły wiadomości – informacje podstawowe

Foldery i reguły to dwa podstawowe narzędzia, które pozwalają skutecznie organizować wiadomości email. Dzięki nim skrzynka odbiorcza zawsze będzie uporządkowana, a Ty szybko zidentyfikujesz wszystkie potrzebne Tobie wiadomości. Tworzenie folderów pozwala na szybkie filtrowanie wiadomości, a co za tym idzie stosowanie reguł, które pozwolą zautomatyzować Tobie cały proces porządkowania korespondencji.

Folder w programie Poczta Outlook to miejsce do sortowania i przechowywania czegoś, co chcesz przechować i zachować. Na przykład możesz utworzyć folder Umowy i przenosić do niego wiadomości z ważnymi załącznikami.

Reguła wiadomości definiuje akcję, która ma miejsce po odebraniu nowej wiadomości e-mail. Reguły to sposób na zautomatyzowanie działań w Outlooku, które normalnie, trzeba by wykonywać ręcznie. Reguły to działania podejmowane, jeśli wiadomość spełnia z góry określone kryteria.

Reguły umożliwiają automatyczne przenoszenie, oznaczanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Możesz użyć reguł do sortowania nowych jak i już otrzymanych wiadomości do wyznaczonych folderów. Kiedy reguła będzie już aktywna, otrzymana wiadomość od razu trafi tam, gdzie powinna.

Domenomania.pl to jedna z czołowych i największych firm w Polsce, która nieprzerwanie od roku 2004 dostarcza usługi związane z hostingiem, domenami internetowymi, pozycjonowaniem stron internetowych oraz kreacją stron WWW.

Jak tworzyć reguły wiadomości w Poczta Outlook?

Możesz zainicjować tworzenie reguł bezpośrednio z paska akcji w głównym widoku Poczta Outlook lub w sekcji Plik. Twórz reguły wg. potrzeb, wcześniej tworząc foldery, które są pomocne w organizacji otrzymywanej korespondencji.

  1. Otwórz program Poczta Outlook
  2. Kliknij Reguły > Zarządzaj regułami i alertami.
    W menu Plik programu Outlook wybierz Reguły i alerty aby utworzyć nowe reguły wiadomości
  3. Opcjonalnie: kliknij Plik > Reguły i alerty.
    Wybierz Reguły i Utwórz regułę lub Zarządzaj regułami aby zautomatyzować filtrowanie poczty Outlook
  4. W zakładce Reguły wiadomości e-mail kliknij Nowa reguła.
    Utwórz nową regułę wiadomości w Outlook

Tworzenie reguły wiadomości Poczta Outlook składa się z kilku kroków:

  1. Wybierz szablon reguły, czyli z góry określoną akcję, jaką chcesz wykonać.
    Wybierz szablon reguły wiadomości w Outlook
  2. Określ warunki, a więc kiedy wiadomość ma podlegać danej regule. Możesz zaznaczyć jeden lub wiele warunków.

    Ważne! Budowanie reguły zależne jest od kolejności zaznaczania warunków. W polu Edytuj opis reguły zobaczysz jej pełną treść (akcję). Zmieniaj kolejność, aby utworzyć rozbudowane reguły wiadomości.

    Określ warunki na jakie reguła wiadomości w Outlook zadziała
  3. Kliknij odnośniki w Krok 2: edytuj opis reguły, określając ich wartości, np. adresy e-mail nadawców oraz foldery, do których wiadomość ma być przeniesiona.
  4. W kolejnym roku określ, co ma się stać z wiadomością. Podobnie jak w kroku wcześniejszym, zaznacza i odznaczaj akcje.
  5. W następnym kroku Poczta Outlook pozwala określić wyjątki, a więc sytuacje, w których tworzona reguła ma nie być wykonana.
    W zależności od wybranych warunków działania reguły zostaniesz poproszony o dodatkowe kryteria
  6. Zakończ konfigurację, podając nazwę reguły.
    W ostatnim kroku konfiguracji reguł wiadomości nadaj nazwę regule i zakończ ustawienia.

Możesz zaznaczyć dodatkowe opcje:

  • Uruchom tę regułę teraz…: spowoduje wykonanie reguły dla korespondencji, która już znajduje się w skrzynce odbiorczej.
  • Włącz tę regułę: spowoduje aktywowanie reguły od teraz.
  • Czy ten artykuł był pomocny?
  • TakNie
Promocja na hosting WordPres za 1 zł na 6 miesięcy