Reguły Poczta Outlook umożliwiają automatyczne przenoszenie, oznaczanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Najczęstszą regułą do utworzenia jest taka, która pozwala przenieść wiadomość od określonego nadawcy lub z określonymi słowami w wierszu tematu do innego folderu.
Możesz utworzyć regułę bezpośrednio z poziomu odebranej wiadomości, którą już otrzymałeś na swoją skrzynkę. Tworzenie reguł wiadomości wprowadza automatyzację w zarządzaniu pocztą Outlook.
Reguły wiadomości – informacje podstawowe
Foldery i reguły to dwa podstawowe narzędzia, które pozwalają skutecznie organizować wiadomości email. Dzięki nim skrzynka odbiorcza zawsze będzie uporządkowana, a Ty szybko zidentyfikujesz wszystkie potrzebne Tobie wiadomości. Tworzenie folderów pozwala na szybkie filtrowanie wiadomości, a co za tym idzie stosowanie reguł, które pozwolą zautomatyzować Tobie cały proces porządkowania korespondencji.
- Jak skonfigurować program pocztowy, np. Poczta Outlook?
- Jak utworzyć katalog i przenieść do niego wiadomości w Poczcie Outlook?
Folder w programie Poczta Outlook to miejsce do sortowania i przechowywania czegoś, co chcesz przechować i zachować. Na przykład możesz utworzyć folder Umowy i przenosić do niego wiadomości z ważnymi załącznikami.
Reguła wiadomości definiuje akcję, która ma miejsce po odebraniu nowej wiadomości e-mail. Reguły to sposób na zautomatyzowanie działań w Outlooku, które normalnie, trzeba by wykonywać ręcznie. Reguły to działania podejmowane, jeśli wiadomość spełnia z góry określone kryteria.
Reguły umożliwiają automatyczne przenoszenie, oznaczanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Możesz użyć reguł do sortowania nowych jak i już otrzymanych wiadomości do wyznaczonych folderów. Kiedy reguła będzie już aktywna, otrzymana wiadomość od razu trafi tam, gdzie powinna.
Domenomania.pl to jedna z czołowych i największych firm w Polsce, która nieprzerwanie od roku 2004 dostarcza usługi związane z hostingiem, domenami, pozycjonowaniem stron internetowych oraz kreacją stron WWW.
Jak tworzyć reguły wiadomości w Poczta Outlook?
Możesz zainicjować tworzenie reguł bezpośrednio z paska akcji w głównym widoku Poczta Outlook lub w sekcji Plik. Twórz reguły wg. potrzeb, wcześniej tworząc foldery, które są pomocne w organizacji otrzymywanej korespondencji.
- Otwórz program Poczta Outlook
- Kliknij Reguły > Zarządzaj regułami i alertami.
- Opcjonalnie: kliknij Plik > Reguły i alerty.
- W zakładce Reguły wiadomości e-mail kliknij Nowa reguła.
Tworzenie reguły wiadomości Poczta Outlook składa się z kilku kroków:
- Wybierz szablon reguły, czyli z góry określoną akcję, jaką chcesz wykonać.
- Określ warunki, a więc kiedy wiadomość ma podlegać danej regule. Możesz zaznaczyć jeden lub wiele warunków.
Ważne! Budowanie reguły zależne jest od kolejności zaznaczania warunków. W polu Edytuj opis reguły zobaczysz jej pełną treść (akcję). Zmieniaj kolejność, aby utworzyć rozbudowane reguły wiadomości.
- Kliknij odnośniki w Krok 2: edytuj opis reguły, określając ich wartości, np. adresy e-mail nadawców oraz foldery, do których wiadomość ma być przeniesiona.
- W kolejnym roku określ, co ma się stać z wiadomością. Podobnie jak w kroku wcześniejszym, zaznacza i odznaczaj akcje.
- W następnym kroku Poczta Outlook pozwala określić wyjątki, a więc sytuacje, w których tworzona reguła ma nie być wykonana.
- Zakończ konfigurację, podając nazwę reguły.
Możesz zaznaczyć dodatkowe opcje:
- Uruchom tę regułę teraz…: spowoduje wykonanie reguły dla korespondencji, która już znajduje się w skrzynce odbiorczej.
- Włącz tę regułę: spowoduje aktywowanie reguły od teraz.
