Poczta e-mail to nieodłączny element naszego codziennego życia, a jednym z kluczowych elementów w procesie wysyłania wiadomości jest umiejętne korzystanie z pól DW i UDW. Choć wiele osób kojarzy te pola tylko z masowym wysyłaniem wiadomości, ich zastosowanie może być znacznie szersze i bardziej złożone. W tym artykule omówimy, do czego dokładnie służą pola DW i UDW w poczcie e-mail oraz jakie korzyści wynikają z ich umiejętnego wykorzystania. Dowiesz się, jak za pomocą tych pól ukrywać adresy odbiorców, wysyłać prywatne kopie wiadomości, a także jak zwiększyć skuteczność swojej komunikacji poprzez dobór odpowiednich odbiorców i ich grupowanie za pomocą tych pól.

• Jak adresować wiadomości e-mail?
• Pola DW i UDW – co to znaczy?
• Jaka jest różnica między polami DO oraz DW?
• Jak zminimalizować ryzyko pomyłek w polach DO, DW i UDW?

Sprawdź w poniższym artykule do czego służy DW oraz UDW w poczcie e-mail. Dowiedz się jak wysyłać wiadomości e-mail oraz jak je poprawnie adresować. Są to przydatne funkcje, które mogą usprawnić codzienną komunikację zarówno prywatną, jak i firmową – wiedząc jak wykorzystać pola DW i UDW ważne wiadomości wyślesz szybciej i w odpowiedni sposób.

Jak adresować wiadomości e-mail?

Wysłanie wiadomości e-mail tylko do jednego odbiorcy jest prostym zadaniem – wszystko, co należy zrobić to wpisać adres e-mail tej osoby w polu DO. Konfiguracja taka spowoduje wysłanie wiadomości e-mail tylko do jednego, wskazanego adresata.

Sytuacja się komplikuje, gdy odbiorców naszej wiadomości e-mail ma być więcej – szczególnie kiedy nie chcemy, by fakt wysłania wiadomości do większego grona osób był widoczny dla wszystkich adresatów.

Jest to ważna wiedza, która przyda się przy próbie ręcznej wysyłki newslettera (bardzo często nadawcy takich newsletterów zapominają o wpisaniu adresów e-mail w taki sposób, aby je ukryć przed wszystkimi adresatami).

• Pola DW i UDW – co to znaczy?
• Jaka jest różnica między polami DO oraz DW?

W sytuacji, gdy chcemy wysłać wiadomość e-mail do wielu odbiorców należy skorzystać z pola DW lub UDW, które dostępne są we wszystkich aplikacjach do obsługi poczty e-mail. Do czego dokładnie służą, a przede wszystkim – jaka jest różnica między polem DW, a UDW?

Pola DW i UDW – co to znaczy?

Kiedy wysyłamy wiadomość do większej grupy odbiorców, mamy do wyboru trzy pola adresowe – wybór odpowiedniego zależy przede wszystkim od tego, czy zależy nam na ukryciu informacji o pozostałych odbiorcach, czy też lista adresatów ma być jawna.

Wiadomość wysłana na adresy e-mail wpisane w polu UDW (ang. BCC) zostanie wysłana na każdy wskazany adres e-mail, jednak dla każdego z odbiorców, przesyłka będzie wyglądać tak,  jakby została tylko do niego indywidualne. Oznacza to, że wszyscy odbiorcy nie zobaczą pozostałych adresów e-mail, na które została adresowana wysłana w ten sposób wiadomość. Pole UDW znane jest również pod określeniem: „ukryta kopia”.

Jaka jest różnica między polami DO oraz DW?

Jeśli ukrywanie odbiorców nie jest naszym priorytetem, możemy skorzystać z pola DO (ang. To) lub DW (ang. CC).

Pole DO jest podstawowym polem adresowym poczty e-mail. Kiedy zostanie ono zastosowane do wysłania wiadomości do większej grupy odbiorców, każda z tych osób będzie mogła zobaczyć pełną listę adresatów.

Pole DW jest opcjonalnym polem adresowym w poczcie e-mail i służy do wysyłania wiadomości grupowych z jawną listą adresową. Pole DW znane jest również pod określeniem „kopia do” i oznacza, że odbiorca, którego adres e-mail został wpisany w to pole, nie jest głównym odbiorcą przesyłanej korespondencji.

Jak zminimalizować ryzyko pomyłek w polach DO, DW i UDW?

Pola DO, DW i UDW w e-mailach to elementy, które pozwalają na skuteczne przesyłanie wiadomości do jednego lub wielu odbiorców. Jednakże, ich nieostrożne wykorzystanie może prowadzić do poważnych pomyłek. Dlatego też warto wiedzieć, jak minimalizować ryzyko błędów w korzystaniu z tych pól. W tym artykule przedstawimy kilka wskazówek, które pomogą Ci uniknąć tych błędów.

1. Sprawdź adresy odbiorców przed wysłaniem wiadomości. Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość do jednego czy wielu odbiorców, zawsze warto sprawdzić adresy, do których chcesz ją wysłać. W ten sposób unikniesz wysłania wiadomości do niewłaściwej osoby lub grupy odbiorców.
2. Ostrożnie korzystaj z przycisków „Odpowiedz wszystkim” i „Prześlij dalej”. Przycisk „Odpowiedz wszystkim” pozwala na odpowiedź do wszystkich odbiorców wiadomości, włączając w to również te osoby, które otrzymały ją w polu DW lub UDW. Dlatego przed kliknięciem tego przycisku warto zastanowić się, czy chcesz, aby wszystkie osoby z pola DW lub UDW otrzymały Twoją odpowiedź. Podobnie, przycisk „Prześlij dalej” pozwala na przesłanie wiadomości do innych osób. Przed kliknięciem tego przycisku warto upewnić się, czy dana osoba jest zainteresowana otrzymaniem tej wiadomości.
3. Wykorzystaj wtyczki i narzędzia do automatycznego sprawdzania adresów odbiorców. Wiele programów pocztowych oferuje narzędzia do automatycznego sprawdzania adresów odbiorców, co może pomóc w uniknięciu błędów. Warto z nich korzystać, aby zminimalizować ryzyko wysłania wiadomości do nieprawidłowych odbiorców.

W ramach automatycznego sprawdzania adresów odbiorców, programy pocztowe mogą oferować między innymi:

• Autouzupełnianie adresów – po wpisaniu kilku liter imienia czy nazwiska odbiorcy, program automatycznie podpowiada adres e-mail, który z nim związany jest.
• Weryfikację poprawności adresów e-mail – program może sprawdzać, czy adres e-mail został wpisany poprawnie i czy jest zgodny z formatem adresów e-mail.
• Listę kontaktów – program może przechowywać listę kontaktów, która ułatwia wysyłanie wiadomości do określonych osób bez ryzyka pomyłek.

Sprawdź także :

• Jak korzystać z domeny przy poczcie e-mail?
• Teamviwer – do czego służy?